Medewerker Servicecoördinatie

Over het bedrijf

Je komt terecht in een ambitieuze en ondernemende familiebedrijf die actief is binnen de mobiliteits- en vastgoedsector die verschillende locaties door heel Nederland beheert. Vanuit de afdeling Beheer & Onderhoud wordt dagelijks gewerkt aan veilige, goed functionerende en duurzame locaties.
De cultuur is gedreven en resultaatgericht, met een nuchtere en no-nonsense aanpak. Innovatie en continu verbeteren staan centraal. Binnen jouw functie werk je nauw samen met de Head of Beheer & Onderhoud, de monteurs van de Technische Dienst, interne afdelingen en externe onderhoudspartijen.  In totaal bestaat het personeelsbestand uit zo’n 1000 medewerkers. Ze hebben sterke groei ambities en denken ook na over een duurzame toekomst en welke rol zij daarin kunnen spelen. De werkomgeving is dynamisch en praktisch: meldingen kunnen onverwacht binnenkomen en vragen soms om snel handelen. Jij bewaart vanuit kantoor het overzicht en zorgt ervoor dat de juiste acties worden uitgezet.

Bedrijf in vijf woorden: familiair, energiek, dynamisch, groeiend, ondernemend

Omschrijving

Als Medewerker Servicecoördinatie Beheer & Onderhoud zorg jij ervoor dat alle service- en onderhoudsmeldingen rondom tankstations en vastgoedlocaties soepel worden afgehandeld. Je bent het eerste aanspreekpunt voor meldingen, stelt prioriteiten en schakelt de juiste collega’s, monteurs of externe onderhoudspartijen in.

Je houdt het volledige proces goed in de gaten: vanaf het moment dat een melding binnenkomt tot het moment waarop de werkzaamheden zijn afgerond. Daarbij zorg je ervoor dat alle informatie correct wordt vastgelegd en dat betrokkenen op tijd een update ontvangen.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Aannemen en registreren van service- en onderhoudsmeldingen;
• Beoordelen van de urgentie en toewijzen van meldingen aan interne monteurs of externe onderhoudspartijen;
• Aanmaken, opvolgen en bijwerken van werkorders in het assetmanagementsysteem;
• Afstemmen van de planning met de Technische Dienst;
• Controleren of monteurs over de juiste informatie en benodigde materialen beschikken;
• Inkopen van verbruiksmaterialen en onderdelen wanneer dit nodig is;
• Informeren van interne klanten over de status en voortgang van meldingen;
• Bijhouden van dossiers, documentatie en administratieve gegevens;
• Ondersteunen bij rapportages, documenten en presentaties;
• Beheren en opvolgen van verplichte controles op het gebied van milieu, energie en compliance;
• Communiceren met interne afdelingen, leveranciers, overheidsinstanties en andere betrokken partijen.

Je houdt continu overzicht, schakelt snel wanneer de situatie daarom vraagt en zorgt ervoor dat werkzaamheden binnen de afgesproken termijnen worden uitgevoerd. Daarbij heb je oog voor kwaliteit, klanttevredenheid en de geldende wet- en regelgeving.

Wat wij van jou verwachten

Jij bent administratief sterk, praktisch ingesteld en vindt het leuk om verschillende werkzaamheden en betrokken partijen met elkaar te verbinden. Je stelt gemakkelijk prioriteiten en houdt ook bij onverwachte meldingen het overzicht.

Daarnaast neem je het volgende mee:

• Mbo-werk- en -denkniveau;
• Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden;
• Een nauwkeurige werkwijze, ook bij het verwerken van documentatie, rapportages en gegevens in systemen;
• Goede communicatieve vaardigheden om gemakkelijk te schakelen met collega’s, monteurs en externe partijen;
• Een klantgerichte en oplossingsgerichte instelling;
• Het vermogen om zelfstandig te werken én actief de samenwerking op te zoeken;
• Ervaring met service, onderhoud, planning of een technische werkomgeving is een pré;
• Kennis van wet- en regelgeving rondom milieu, compliance of schadeafhandeling is mooi meegenomen.